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DSGVO PHG Datenschutzerklärung


0. Grundlagen aller Datenspeicherung ist das Beitrittsformular, welches auch eine
einschlägige Einverständniserklärung zur Speicherung der für die Mitgliedschaft
relevanten Daten enthält.
Ohne dieses Einverständnis kann eine Mitgliedschaft nicht begründet werden.
Das Beitrittsformular, möglichst als Original, wird nach Aufnahme des/der Mitglieder/s im
dafür vorgesehenen Ordner abgelegt.

Die PHG verpflichtet sich ausdrücklich die Daten der Mitglieder nicht an Dritte weiterzugeben.


1. Alle Mitglieder sind in einer elektronischen Liste (Tabellenkalkulation) verzeichnet mit
• Namen,
• Anschriftdaten,
• Telefonnummern. sofern auf dem Beitrittsformular angegegen,
• eMail-Adresse. sofern auf dem Beitrittsformular angegegen,
• IBAN, sofern es sich um einen Lastschriftzahler handelt (derzeit nicht vollständig),
• Eintrittsdatum, ggfs. Austrittsdatum und Datum der letzten Änderung,
• Angaben zu Addressierung von Publikationen und eMails,
• Angaben zur Beitragszahlung,
• zukünftig: Mandatsreferenz.

2. Alle Beitragszahler und Lieferanten sind im StarMoney-Addressbuch enthalten mit
• Namen,
• Anschriftdaten,
• Kontaktdaten:
◦ Telefonnummern, sofern auf dem Beitrittsformular angegegen,
◦ eMail-Adresse, sofern auf dem Beitrittsformular angegegen;
◦ IBAN, sofern es sich um einen Lastschriftzahler handelt,
• Angaben zur Beitragszahlung,
• Mandatsreferenz.

3. Es gibt einen dezentral (derzeit bei Ulrich Decker) verwalteten eMail-Verteiler für die
Empfänger des Terminkalenders in elektronischer Form. E-Mails für die Ankündigung des Terminkalenders und

Ankündigunen für Veranstaltungen werden mit verdecktem Verteiler (Bcc) verschickt. 


4. Mit Hilfe einer besonderen Anwendung (kein öffentlicher Zugang möglich) lassen sich
folgende Listen bzw. Dateien aus der o.a. Excel-Liste erzeugen:
• Mitgliederliste ausschliesslich für den internen Gebrauch im Vorstand
• Address-Etiketten
• Textdateien mit eMail-Verteilern für
◦ alle Mitglieder mit eMail-Adresse,
◦ Empfänger des Terminkalenders,
◦ Empfänger in der Metropolregion Hamburg.


5. Mitgliederbewegung
5.1. Eintritt
5.1.1. Erfassung der Daten in der Liste
5.1.2. Übernahme der eMail in den Terminkalender-Verteiler
5.1.3. Erfassung der Daten in StarMoney
5.1.4. Ermittlung des anteiligen Beitrags im Beitrittsjahr und ggfs. Einzug per Lastschrift
5.1.5. Erstellen des Begrüssungsbriefes mit Anlagen
▪ Satzung,
▪ in der Regel jüngste Ausgabe der Portugal-Post,
▪ bei Anwendung des Lastschrift-Verfahrens die Mandatsreferenz
▪ zukünftig: Beiblatt Datenschutzhinweis
5.1.6. Ablage des Beitrittsformulars und evtl. einer Kopie bei namens-ungleichen Paar-
Mitgliedschaften im Ordner
5.1.6. Derzeit noch: Nennung der neu eingetretenen Mitglieder im vereins-internen
Mitteilungszeitschrift "Info-Post" mit
• Name,
• Vorname,
• Ort und ggfs. Land.
Das muss zukünftig umgestellt werden auf explizites Einverständnis, siehe Beiblatt
Datenschutzhinweis,
5.2. Austritt
5.2.1. Eintrag des Austrittsdatums in der Liste
5.2.2. Ggfs. Löschen der Mandatsreferenz und der IBAN im StarMoney
5.2.3. Versenden des Verabschiedungsbriefes
5.2.4. Entnahme des/der Beitrittsformulare/s aus dem Ordner und Ablage im aktuellen
Geschäftsjahr.
5.2.5. Nach dem Austrittsdatum werden die Listen-Einträge gelöscht.
5.2.6. Nach dem Austrittsdatum werden die StarMoney-Addressen gelöscht

Zusatz:
Nachfolgend informieren wir Sie über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen Ihrer
Mitgliedschaft. Personenbezogene Daten sind alle Angaben, die sich auf Sie persönlich beziehen;
dies sind z. B. Name, Kontaktdaten, ggfs. Bankverbindung.
Verantwortlich gemäss Artikel 4 Absatz 7 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist der
Schatzmeister des Vereins. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.
1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten
Während der Dauer Ihrer Mitgliedschaft werden die Daten des Beitrittsformulars gespeichert. Im
Falle der Beitragszahlung per Einzug werden auch die Bankdaten des Zahlungspflichtigen
gespeichert. 
Die Speicherung erfolgt in elektronisch geführten Tabellen sowie in der Bank-Software.
Ihre Rechte sind während der Dauer Ihrer Mitgliedschaft naturgemäß dahingehend eingeschränkt,
dass die Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft möglich ist.
Nach dem Ende Ihrer Mitgliedschaft, frühestens jedoch nach dem Ende des Kalenderjahres, werden
Ihre Daten gelöscht. Das Beitrittsformular wird den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechend
archiviert.
2. Auswertungen
Wir nehmen keine Auswertungen mit Analysetools vor.
3. Weitergabe personenbezogener Daten
Wir geben grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an Vereinsmitglieder oder Dritte weiter.
4. Ihre Rechte
1. Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
◦ Recht auf Auskunft (Artikel 15 DS-GVO)
◦ Recht auf Berichtigung oder Löschung (Artikel 16, Art. 17 DS-GVO)
◦ Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
◦ Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)
◦ Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
◦ Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art 7 Abs. 3 DS-GVO)
2. Gemäß Artikel 77 DS-GVO haben Sie das Recht, sich an die zuständige Datenschutz-
Aufsichtsbehörde zu wenden wegen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
durch uns.