DSGVO PHG Datenschutzerklärung


0. Grundlagen aller Datenspeicherung ist das Beitrittsformular, welches auch eine
einschlägige Einverständniserklärung zur Speicherung der für die Mitgliedschaft
relevanten Daten enthält.
Ohne dieses Einverständnis kann eine Mitgliedschaft nicht begründet werden.
Das Beitrittsformular, möglichst als Original, wird nach Aufnahme des/der Mitglieder/s im
dafür vorgesehenen Ordner abgelegt.

Die PHG verpflichtet sich ausdrücklich die Daten der Mitglieder nicht an Dritte weiterzugeben.


1. Alle Mitglieder sind in einer elektronischen Liste (Tabellenkalkulation) verzeichnet mit
• Namen,
• Anschriftdaten,
• Telefonnummern. sofern auf dem Beitrittsformular angegegen,
• eMail-Adresse. sofern auf dem Beitrittsformular angegegen,
• IBAN, sofern es sich um einen Lastschriftzahler handelt (derzeit nicht vollständig),
• Eintrittsdatum, ggfs. Austrittsdatum und Datum der letzten Änderung,
• Angaben zu Addressierung von Publikationen und eMails,
• Angaben zur Beitragszahlung,
• zukünftig: Mandatsreferenz.

2. Alle Beitragszahler und Lieferanten sind im StarMoney-Addressbuch enthalten mit
• Namen,
• Anschriftdaten,
• Kontaktdaten:
◦ Telefonnummern, sofern auf dem Beitrittsformular angegegen,
◦ eMail-Adresse, sofern auf dem Beitrittsformular angegegen;
◦ IBAN, sofern es sich um einen Lastschriftzahler handelt,
• Angaben zur Beitragszahlung,
• Mandatsreferenz.

3. Es gibt einen dezentral (derzeit bei Ulrich Decker) verwalteten eMail-Verteiler für die
Empfänger des Terminkalenders in elektronischer Form. E-Mails für die Ankündigung des Terminkalenders und

Ankündigunen für Veranstaltungen werden mit verdecktem Verteiler (Bcc) verschickt. 


4. Mit Hilfe einer besonderen Anwendung (kein öffentlicher Zugang möglich) lassen sich
folgende Listen bzw. Dateien aus der o.a. Excel-Liste erzeugen:
• Mitgliederliste ausschliesslich für den internen Gebrauch im Vorstand
• Address-Etiketten
• Textdateien mit eMail-Verteilern für
◦ alle Mitglieder mit eMail-Adresse,
◦ Empfänger des Terminkalenders,
◦ Empfänger in der Metropolregion Hamburg.


5. Mitgliederbewegung
5.1. Eintritt
5.1.1. Erfassung der Daten in der Liste
5.1.2. Übernahme der eMail in den Terminkalender-Verteiler
5.1.3. Erfassung der Daten in StarMoney
5.1.4. Ermittlung des anteiligen Beitrags im Beitrittsjahr und ggfs. Einzug per Lastschrift
5.1.5. Erstellen des Begrüssungsbriefes mit Anlagen
▪ Satzung,
▪ in der Regel jüngste Ausgabe der Portugal-Post,
▪ bei Anwendung des Lastschrift-Verfahrens die Mandatsreferenz
▪ zukünftig: Beiblatt Datenschutzhinweis
5.1.6. Ablage des Beitrittsformulars und evtl. einer Kopie bei namens-ungleichen Paar-
Mitgliedschaften im Ordner
5.1.6. Derzeit noch: Nennung der neu eingetretenen Mitglieder im vereins-internen
Mitteilungszeitschrift "Info-Post" mit
• Name,
• Vorname,
• Ort und ggfs. Land.
Das muss zukünftig umgestellt werden auf explizites Einverständnis, siehe Beiblatt
Datenschutzhinweis,
5.2. Austritt
5.2.1. Eintrag des Austrittsdatums in der Liste
5.2.2. Ggfs. Löschen der Mandatsreferenz und der IBAN im StarMoney
5.2.3. Versenden des Verabschiedungsbriefes
5.2.4. Entnahme des/der Beitrittsformulare/s aus dem Ordner und Ablage im aktuellen
Geschäftsjahr.
5.2.5. Nach dem Austrittsdatum werden die Listen-Einträge gelöscht.
5.2.6. Nach dem Austrittsdatum werden die StarMoney-Addressen gelöscht